Проблема правового регулирования деятельности по архивированию документов, созданных в электронном виде: опыт Франции

Аннотация

The work is devoted to the problem of legal regulation of activities for archiving documents created exclusively in electronic form. It has been established that over time, the relevance of this problem only increases, due to the rapidly increas- ing volume of electronic document management. In order for due legal regulation of this sphere of social relations to correspond to their specifics, to select effective legal instruments, it is advisable to turn to the analysis of foreign countries, first of all, the difficulties faced by French archival authorities in this area. The positions of researchers in the field of archiving and legal acts that establish the rules for archiving documents created in electronic form are analyzed. It has been established that the main problem is the test for determining the set of documents that need to be transferred to the archive for storage, and the specifics of the procedure for archiving documents created exclusively in electronic form. Keywords: foreign experience, electronic document management, archiving, rules for storing documents, law regulation mechanism, implementation, archiving Процесс совершенствования правового регулирования деятельности по ар- хивированию документов, созданных исключительно в электронном виде, во Франции имеет глубокие исторические корни, так же как и системы организации учета и хранения таких документов. При этом анализ особенностей организации архивного дела во Франции позволяет заметить, что государство сталкивается со сложностями, вызванными появлением новых типов документов, создавае- мых исключительно в электронном виде (созданных с применением 4D и других инновационных технологий), а также попытками гармонизации архивного дела государств – членов Европейского союза (далее – ЕС). Изучение данного опыта актуально для России как государства, становление архивного дела в котором так- же имеет глубокие исторические корни, стремящегося к сотрудничеству с иными странами постсоветского пространства в разных областях, в том числе в области архивного дела. Тем более, что проблема правового регулирования деятельности по архивированию документов, созданных исключительно в электронном виде, в полной мере затронула и Россию: электронные трудовые книжки, протоколы судебных заседаний стали неотъемлемой реалией нашей жизни в целом и архивов в частности. 152 Мультидисциплинарные (неюридические) аспекты цифровой трансформации Multidisciplinary (Non-Legal) Aspects оf Digital Transformation Исследователи полагают, что анализ в России правовых актов, обеспе- чивающих хранение электронных документов в архивах, как это было сделано во Франции, трудностей, возникающих в процессе выполнения этой функции французскими архивами, способствовал бы совершенствованию архивного дела в России, с учетом зарубежного опыта. Внедрение этого зарубежного опыта по- лезно тем, что, прежде всего, обе страны принадлежат к романо-германскому правопорядку и имеют богатую историю культурно-гуманитарных, политических и экономических связей. Во-вторых, архивирование электронных документов во Франции было построено путем изучения и внедрения опыта регулирования опре- деленной сферы правоотношений другой страны, США, что позволяет России вы- делить преимущества и недостатки данной системы архивирования электронных документов, принимая во внимание с учетом специфики его функционирования во Франции [1. С. 104; 5. С. 68; 7. С. 96; 15. С. 98]. При рассмотрении специфики системы электронного архивирования доку- ментов во Франции следует подчеркнуть, что в рассматриваемой стране введе- но понятие трех стадий существования документов [2]: 1) оперативный – созда- ние и использование документов в процессе деятельности органа и предприятия; 2) сопровождение – подготовка документов для передачи в архивы; это тоже пред- варительное архивирование; 3) архивирование документов, сдача их в государ- ственные архивы. Обращаем ваше внимание, что в соответствии с требованиями французского законодательства для каждого документа должна быть создана элек- тронная карта с метаданными, в которой собраны данные, идентифицирующие документ (автор, время и дата создания, вид документа, краткое описание его со- держание) [3, 4, 10]. Архивные специалисты Франции считают, что из-за большого количества до- кументов, которые создаются в электронном виде, труднее выявить те документы, которые необходимо подготовить к архивированию, за исключением тех, которые обязательно должны архивироваться в соответствии с правилами, установленны- ми применимым французским законодательством. Кроме того, к документообо- роту применялся нормативный порядок создания собрания документов, применя- емый во Франции, для помещения их в архивы; особенности работы с файлами, созданными только в электронном виде, в действующем законодательстве страны четко не представлены [16. С. 54; 19. С. 13; 21. С. 16; 23. С. 19]. Для определения видов документов, подлежащих подготовке к архивирова- нию, французские правоохранительные органы используют два